MONIEN MUUTOSTEN myötä uudelle organisaatiokulttuurille oli tarvetta.

– Yhteiselle pohdinnalle ja arvotyöskentelylle oli selvästi tilausta, vaikka Kopiostossa oli tehty kovasti töitä arvojen eteen aiemminkin, taustoittaa arvoprojektia vetänyt viestintäpääl­likkö Maria Bregenhøj.

Yksi työhön osallistuneista oli tilitys- ja HR-­assistentti Meri Saarlinna.

– Oli kiva olla mukana prosessin alusta loppuun ja nähdä, miten arvot löydettiin ja millaisia työkaluja niiden etsimiseen käytettiin, Saarlinna kertoo.

Viidettä vuotta Kopiostossa työskentelevä Saarlinna kokee, että aiemmissa työpaikoissa arvot jäivät etäisiksi. Ne olivat ulkoa opeteltuja sanoja, joita ei välttämättä kysyttäessä muistanut.

– Aika usein arvot ovat kolme tai neljä sanaa intrassa, etkä yhtään tiedä, miten niihin on päädytty. Eivät Kopioston aiemmat arvotkaan minulle hirveästi kertoneet, kun en ollut mukana niitä miettimässä.

Ymmärrys ja sitoutuminen

Arvotyöhön osallistuminen auttoi Saarlinnaa ymmärtämään arvojen syvemmän sanoman.

– Kaikki työntekijät olivat alusta asti mukana, joten kaikkien mielipiteet otettiin myös huomioon. Vaikka lopulliset arvot eivät olleetkaan juuri ne kolme, joita olin itse ajatellut, ainakin jokin omista ehdotuksistani on mukana, Saarlinna kertoo.

– Yhteinen keskustelu arvoista auttoi ymmärtämään niiden sisällön ja sitoutumaan niihin. Tilanne olisi ihan erilainen, jos arvot olisi annettu ylhäältä päin.

Yhteisesti valituista arvoista avoimesti oli ollut tekijänoikeusjärjestön arvo aiemminkin. Yhdessä ja rohkeasti ovat uusia tulokkaita.

Saarlinna pitää löydettyjä arvoja hyvinä ja Kopioston toimintaa kuvaavina. Myös arvojen merkityksen pohtiminen yhdessä oli tärkeää.

– Avoimuus on meille tärkeää sekä sisäisesti että ulospäin. Uusien lakien myötä toiminnasta pitää tehdä entistä läpinäkyvämpää. Yhdessä ­arvo tukee strategiaamme yhdestä yhtenäisestä Kopiostosta. Se auttaa suuntaamaan ajatukset omasta osastosta kokonai­suuteen.

Rohkeuden merkitystä mietittiin aika pitkään.

– Miten se näkyy meidän toiminnas­samme? Mitä se tarkoittaa ja missä mielessä me haluamme olla rohkeita? Mielipiteitä oli laidasta laitaan, Saar­linna muistelee.

Pienryhmät ohi osastorajojen

Arvotyöskentely alkoi keväällä 2016 johtoryhmän palaverilla. Työ jatkui koko henkilöstön suunnittelupäivillä, joiden aikana määritettiin kahdeksan arvoehdokasta. Sen jälkeen työntekijöitä koulutettiin arvoluotseiksi, joiden ohjauksella viiden hengen pienryhmät pohtivat omat ehdotuksensa arvoiksi. Myös Saarlinna toimi arvoluotsina.

– Annettuja aiheita oli tärkeää miettiä pienellä porukalla. Meillä eri osastojen työpisteet sijaitsevat neljässä eri kerrok­sessa. Pienryhmät muodostettiin yli osastorajojen, jolloin ei tullut hakeuduttua tutuimpien työkaverien pariin. Nyt pyrimme muutenkin siihen, että seinät ja kerrokset eivät rajoita yhdessä tekemistä, kuvailee Saarlinna.

Pienryhmätyöskentelyn jälkeen johtoryhmä kävi läpi ryhmien ehdotukset ja teki omansa.

– Johtoryhmä ei osallistunut arvoryhmien työskentelyyn. Henkilökunta sai pohtia asioita ja tiimiytyä ilman liiallista ohjailua, kertoo Bregenhøj.

Syksyllä pidettiin koko talon arvoseminaari, jossa valittiin lopulliset kolme arvoa.

– Jälkeenpäin mietittynä arvojen löytyminen ei ollut vaikeaa. Kaksi löytyi helposti ja kolmas syntyi arvosemi­naarin aikana, kertoo Bregenhøj.

Arvotyötä oli ohjaamassa konsultti­yritys.

– Novetoksen ammattitaito arvojen löytämisessä ja kiteyttämisessä oli tärkeää. En usko, että olisimme muuten saaneet niin sujuvasti aikaan yksimielistä päätöstä kolmesta arvosta, Bregenhøj toteaa.

Arvot arkeen henkilökohtaisesti

Vuoden 2016 lopussa pidettiin vielä koko talon Kopiosto-päivä, jossa pohdittiin arvojen toteutumista oman tiimin tai osaston arjessa. Tämän vuoden puolella toteutetuilla 270-palautekyselyillä edettiin henkilökohtaisemmalle tasolle.

– Kyselyissä arvioitiin työyhteisötaitoja ja arvojen toteutumista. Kaikki saivat palautetta esimieheltään ja vähintään viideltä kollegaltaan muun muassa siitä, miten heidät koetaan työyhteisön jäsenenä, Bregenhøj kertoo.

Lisäksi jokaisella oli mahdollisuus käydä 270-palautteen tuloksia läpi valmentavassa keskustelussa ulkopuolisen asiantuntijan kanssa.

– Joko keskustelun aikana tai sen jälkeen kaikille laadittiin henkilökohtainen kehityssuunnitelma, joka annettiin esimiehelle tiedoksi. Niitä käydään tarkemmin läpi syksyn kehityskeskusteluissa, kertoo Bregenhøj.

Saarlinna piti henkilökohtaista keskustelua erittäin hyödyllisenä.

– Harvoin saa tilaisuuden tällaiseen henkilökohtaiseen valmennukseen. Se oli ehdottomasti palautteen parasta antia. Koin saavani aitoa, oikeaa palautetta ja ulkopuolisen näkökulman.

Kehityssuunnitelmien sisältö kumpusi yhdessä löydetyistä arvoista. Henkilökohtaiseen suunnitelmaan kirjattiin kolme vahvuutta ja kolme kehityskohdetta. Saarlinnalla kehityskohteeksi nousi erityisesti rohkeus.

– Kun saan lisää rohkeutta, moni kehityskohteista kääntyy positiivisen puolelle, Saarlinna kertoo.

– Sen myötä esiintyminen sekä omien mielipiteiden ja asiantuntemuksen esiin tuominen helpottuvat. Suunnitelman kirjaaminen konkreettisesti paperille sitoutti vielä vahvemmin. Asiat eivät jääneet vain keskustelun tasolle, vaan jokainen sai konkreettista apua itsensä kehittämiseen.

Kuvassa: Maria Bregenhøj (vas.) ja Meri Saarlinna sekä taustalla kuvittaja Raquel Benmerguin näkemys Kopioston arvoprosessista. Benmerguin kuvitus syntyi seminaarissa, jossa Kopioston arvot valittiin.